チームの生産性を上げる為にまずやらなければならない事
本日はチームの生産性を上げる為に取り組んでいかなければいけないことを書いていきます。
筆者は創業50年以上の老舗企業から創業10年あまりのベンチャー企業まで様々なパターンの企業の組織編成を見てきましたがどれも根本の部分は変わりません。
あなたが会社の中で昇進してチームをまとめる立場になると、組織の業績も見られると同時にチームメンバー、チームの資源で効率よく成果をあげられているかも同時に見られる事になります。ここ数年は働き方改革の影響もあり、より限られた時間で通常量、またはそれ以上の業務量を消化していくことがあらゆる現場で求められるようになりました。
評価軸も合わせて変化し、成果に対してどれだけコミット出来るのかが見られたり、業績評価とは別に能力評価、定性的な評価の部分では周りが仕事がし易い環境が作れている人が良い評価を得られると思います。
現場では二極化が進む
業務効率化を進められている現場では意見がはっきり分かれています。
話を聞いた中では残業が少なくなって純粋に喜んでいる層。または普段から忙しい上に時間の制限が付き、正直参ってしまっている層が多くを占めている印象です。
チームの生産性を上げる際に業務時間と業績のコミットを求められるのは基本ですが、単に時間を決めてここまでに仕事を終わらせよう！という目標立てを行って業務にあたってもらうだけでは正直根本的な解決に全くならず、かえってストレスが増加する原因となる可能性が高いです。
たしかに見直すべきは業務量なのですが、意外と業務量よりも業務の進め方に目が行ってしまう事が多いものです。その結果、ツールを導入して業務効率化を図ったり、組織編制を整えたりと行うものの、思ったより成果が上がってこないこともしばしばあります。
もちろん業務管理ツール等を用いて改善する事は必要な投資であり、適切なタイミングで導入できれば非常に効果を発揮するものになりますが、良くあるのがツールだけ導入だけしたものの、Wチェック等既存のフローが短縮できていなく結局ツールは案件、業務情報の記録媒体としてしか扱っていなかったといった事象もこれまで見受けられます。
業務量の見直しとはどうすればいいのか？
まずやるべきは各自の案件の量、それぞれに掛かる工数の把握が第一に必要になります。特定の人に案件が集中している状況だったり、案件数よりも社内フローの部分で余計な手間が掛かってしまっているのかを見極めることを業務の棚卸しなんて言いますが、生産性向上は余計な手間を断捨離する意味があるので、棚卸しが不可欠と言えます。また棚卸をしていく中でその進行の仕方等も自社、組織の問題点が浮き彫りになる点です。
基本的に業務の棚卸は上長がメンバーの
- 現在のコンディション
- 業務量、案件数
- それぞれで発生している作業の確認
をヒアリングして把握し、それを元に業務の割り振り、調整を行う事で初めて実現します。この一連の作業の中に
- 上長の普段のメンバーとのコミュニケーションが最適に行われているか？
- メンバーが自分の業務を正しく把握しているか？
- チーム、組織のスピード感やローカルルールは適正に働いているか？
等様々な事象の検証に繋がります。これらの要素を全て把握した上で初めてツールの導入を検討すると良いでしょう。一番やってはいけない事はツールに改善を頼り切ってしまう事です。あくまでツールは改善の手助けをするものと割り切って問題の本質を見極める事から始めてください。
組織の悪循環は属人化から始まる
組織において最も悪循環を引き起こすのが
業務の属人化
です。特定のスキルセットが無いと出来ない業務であれば人材の拡充が必須ですし、社内の事務的な作業やクライアント配分が一箇所に集中してしまっているのは最も避けるべき事態です。
個人にタスクが見えないうちに過多になっていくのは即ち人材育成が追いついていないか組織のタスクを任せられる風通しに問題があります。社員の育成であったり、チーム、組織編成を検討する事から始めてみてください。
まとめ
組織の生産性アップと聞くと組織単位での大きな課題に感じますが、結局組織を動かしているのは人です。個人単位にまで課題を落とし込みコミュニケーションを取ることが最大の解決策になります。